חברה וקהילה : | | 28/4/2019
כנס מהווה הזדמנות להפיץ מסר שיווקי, להשיק מוצר חדש, לייצר שיתופי פעולה אסטרטגיים או לשתף בידע מקצועי. לתזמון השפעה על ההצלחה של הכנס, כשחשוב לקיים את הכנס במועד שנוח לכמה שיותר אנשים, בזמן בו אפשר כבר להשיג את המוצר או כשכל המרצים אישרו הגעה.
אם חיפשתם מועד אטרקטיבי במיוחד – האביב הוא העונה בשבילכם. יש הרבה סיבות מדוע לקיים כנסים באביב: ראשית, זו תקופה של התחדשות וזמן לחידושים ושינויים אחרי תרדמת החורף. אנשים ובעלי עסקים רבים מחפשים איך לרענן ולגוון, להשתדרג ולהצליח ולכן, מגיעים יותר לכנסים כך שסיכוי העלאת אחוזי הנוכחות גבוהים במיוחד. זה גם זמן טוב לעסקים וארגונים רבים לפני חופשת הקיץ למצוא את הזמן להגיע לכנסים ולהתארגן לקראת העונה החמה; שנית, בתקופת האביב מזג האוויר נוח במיוחד, לא חם ולח מדי וכבר לא קר ופוחת הסיכוי לגשם כך שאפשר לקיים חלקים מהכנס גם בחוץ. תוסיפו לכך את הפריחה, האוויר הנעים, העובדה שמחשיך יחסית מאוחר כך שאפשר למשוך עוד שעות של אור טבעי וקבלו מתכון מנצח לכנס.
אחרי שהחלטתם על האביב, הגיע הזמן לתכנן ולהפיק את הכנס בסטנדרט הגבוה ביותר. כיצד לבחור אולם אירועים ולאילו פרטים לדאוג כך שהכנס יהיה הצלחה מסחררת?
מקום טוב באמצע
יש חשיבות רבה למקום בו מקיימים את הכנס. המיקום משחק תפקיד הן מבחינה גיאוגרפית – נוחות הגעה והן מבחינת יצירת האווירה המבוקשת והרושם הנכון. בחרו מקום במרכז הארץ כמו אולם אירועים amore בפתח תקווה, עיר מרכזית הנגישה לערוצי תחבורה ראשיים – כבישים מהירים וקווי תחבורה בין עירוניים וכמובן חנייה פרטית. שימו לב כמובן שהאולם גדול דיו להכיל את כמות המוזמנים המשוערת.
גמישות והתאמה אישית
מומלץ לבחור מקום שיתאים לזרימה של האירוע כמו למשל, קבלת פנים ומינגלינג בחוץ לנטוורקינג והכרות בין המשתתפים ולאחר מכן, חלל מרכזי בו תתקיים המצגת או התכנית האומנותית והסעודה המרכזית. חשוב שיהיה אפשר לעצב את החלל לפי הגוונים והשפה הוויזואלית המזוהה עם החברה המארגנת ושיהיה מקום לדוכנים ולמציגים השונים. התשתית הטכנית אף היא קריטית – יש לבדוק שאולם האירועים מצויד במערכת סאונד מיטבית וכן בציוד הגברה ומערכת תאורה מתקדמת המאפשרת לייצר תנאי תאורה אופטימאליים להקרנת המצגות והסרטונים וליצירת האווירה המשתנה לאורך האירוע.
העיצוב שעושה הבדל גדול
חשוב שהעיצוב יתקשר עם מה שברצונכם להעביר בכנס – מקצועיות, תחכום, קדמה טכנולוגית. שימו לב שהמקום מתוחזק היטב, שהוא מעוצב בסטנדרט גבוה תוך דגש והקפדה על הפרטים הקטנים, חומרי גלם, תאורה, חיפויים, ריהוט איכותי ואפשרות לבצע סידורי ישיבה ולקשט את המקום והשולחנות לפי הקו הסגנוני המועדף וסוג הכנס. בחרו מקום כמו amore המעוצב כגן אירועים אורבני וכך מאפשר ליהנות משני העולמות – טבע ועיר המתמזגים יחדיו במקום אחד.
קולינריה במקום הראשון
כנס מקצועי אומנם מבוסס על ידע ומומחים ומוצר או שירות מעניינים, אבל הדרך ליצור חוויה עם ערך מוסף היא באמצעות החוויה הכוללת. אפשר ליצוק תוכן מעניין כמו סדנה בהשראת אותו מוצר, למשל סדנת בישול לכנס שעוסק בטכנולוגיות מזון או הרצאה בנושא פסיכולוגיה חיובית בכנס שעוסק בתחום הקשר בין גוף לנפש. האוכל אף הוא משחק תפקיד משמעותי בהנאת המוזמנים – בדקו מה מציע האוכל מהבחינה הגסטרונומית, אילו מטעמים, הפרזנטציה של המאכלים, בחירת חומרי הגלם ורקיחת סוג הסעודה ביחד עם השף של המקום לפי סוג האירוע – תפריט בניחוח אביבי על טהרת החומרים העונתיים.
השקיעו ביצירת כנס אביבי בבחירת מקום מסוגנן ואיכותי ובכל האלמנטים שמשתתפים ביצירת החוויה.
תגיות של המאמר:
|
