מקיימים כנס בחברה? קבלו כמה טיפים להפקת כנס מוצלח!

דרוג:

 

קיבלתם על עצמכם משימת הפקת וארגון כנס, ואתם נחושים לעשות זאת על הצד הטוב ביותר. הבעיה היא ששדה המשחק אליו נכנסתם אינו פשוט להתמודדות כלל וכלל, שעה שארגון כנס מצריך ידע, מאמצים ולרוב גם לא מעט כספים. המאמר הבא מאגד עבורכם מספר טיפים חשובים שיכולים לעשות את ההבדל ולהביא לכך שתארגנו כנס מוצלח במיוחד.

הכול מתחיל מהמיקום

במידה לא מבוטלת, הצלחת כנסים וימי עיון תלויה במקום שבו הם נערכים. מבחינה גיאוגרפית, עליכם לדאוג שהאולם כנסים הנבחר יהיה נגיש ככל האפשר

לאחר החלטה על האזור הגיאוגרפי, יש לחשוב על המקומות בתוכו שיכולים להתאים לאופי האירוע, למאפייני החברה שעומדת מאחוריו ואפילו למטרות העיקריות של האירוע. ככלל, מומלץ להעדיף מקומות בעלי מראה מרשים ויוקרתי ככל האפשר, ולו מכיוון שהמקום הנבחר מהווה אחד מכרטיסי הביקור העיקריים של החברה העומדת מאחורי הכנס.

ארגון לוח הזמנים

בניגוד לאירועים משפחתיים, לכנסים ולאירועים עסקיים אין בהכרח "נוסחה" חד משמעית. המטרה שלכם בתור מארגנים צריכה להיות יצירה של לוח הזמנים הדינמי והמעניין ביותר שיש, תוך התאמה לחזון החברה ולמטרת האירוע. מן העבר השני, ברור שנדרש לשמור על מידה של רצינות לכל אורך הדרך. המלצה של רבים היא לשלב בין הרגעים המקצועיים לאלה הקלילים יותר, מה שיאפשר לאירוע להשיג את מטרותיו מצד אחד, בעוד האורחים ישמרו על רמת עניין ראויה לכל אורכו.

אוכל, שתייה ומה שביניהם

אנשים שמגיעים לכנסים לא מצפים לארוחות שפים, אך עדיין חשוב לבנות תפריט אוכל ושתייה מכובד, לכל אורך הדרך. משקאות אלכוהוליים דוגמת יין או שמפניה, למשל, כוללים בתוכם מידה לא מבוטלת של יוקרה וחגיגיות (ואף עשויים לתרום לקירוב הלבבות בין אורחי הכנס). גם אם לא מתכננים תפריט אוכל עשיר המחולק למנות ועוגות כמו באירועי חתונות ושמחות למשל, חשוב לבחור במאכלים איכותיים, המוכנים על ידי גורם מקצועי.

התנהלות ביום האירוע

גם אם הכנס שלכם נראה מוצלח במיוחד, עליכם להיות עם האצבע על הדופק לכל אורכו. הגיעו למקום האירוע מספר שעות לפחות לפני, לראות שהכול בסדר וללוות את הספקים בהכנות שלהם. זו הנקודה בה ניתן לבצע, יחד עם מנהל המקום, שורה ארוכה של בדיקות (למשל, מערכות התאורה או אמצעי הקרנת הסרטונים). רצוי להצטייד במספרי הטלפון של כל נותני השירותים, כאשר אפשרות מועילה אחת היא "להאציל סמכויות" בקרב אנשים אחרים המגיעים לכנס מטעם החברה.

 

 

 





תגיות של המאמר: 

כתבות נוספות בקטגוריה פרסום ויחסי ציבור

כיצד מודדים אם הפרסום שלנו טוב? התחלתם לפרסם אבל אתם לא יודעים אם הוא עושה את העבו
קו ישיר ו-MSCOMMS משיקים את NewStory Group חברות היעוץ התקשורתי קו ישיר בבעלות איריס וינשטיין
ארבעה  תקציבים חדשים  לקבוצת "פיליזר תקשורת" קבוצת פיליזר תקשורת בבעלותה של נאוה פיליזר קיבלה א
Nikkiso Cryogenic Industries  הופכת להיות שותפה מורשית בצפון אמריקה עבור  Tatsuno חברת Nikkiso Clean Energy & Industrial Gases Group
הכירו את הטכנולוגיה המתקדמת לחיתוך קירות בטון פעמים רבות עולה צורך בניסור קירות בטון. חשוב לדעת
נוכחות ברשתות החברתיות - למה זה חשוב לעסק שלך? כיצד נוכחות אמיתית ונכונה ברשתות החברתיות המובילות
פוסטר "אננס מגואנגדונג, סין, ריחו בכל מקום" הוצג בדובאי פוסטר באורך 15 מטרים וברוחב 45 מטרים שנושאו "אננס
להתחיל הליך קידום אתרים בגוגל בשנת 2021 רוצים לקדם אתרים ולא יודעים איך מתחילים? הגעתם למק
מיתוג לעורכי דין הכמות העצומה של עורכי הדין בישראל יוצרת תחרות עצומ
יותר מ-400 מותגים ם צוינו "מותג השנה" בפרסי המיתוג העולמיים בפרסי המיתוג העולמיים היוקרתיים - הכרת הכבוד הגלוב
5 טיפים לקידום אורגני במנועי חיפוש בעולם האופטימיזציה למנועי חיפוש (SEO), קידום אתרים
חבילות שיווק משתלמות לעסקים חדשים לא מעט עסקים חדשים נסגרים מדי שנה, הסיבה המרכזית ל
דירוג משרדי עורכי דין לשנת 2020 מי הם משרדי עורכי דין המובילים בישראל? איך בוחרים
גוגל נותן לכם פרסום בחינם - לא תיקחו? הנה 4 שירותי שיווק מעולים מבית גוגל, שיכולים לשפר
איך לבחור סטודיו למיתוג? בחירה בחברת מיתוג לעסק היא דבר שצריך לחקור ולבדוק,
משרד Public line מגייס טאלנטים חדשים משרד Public Line יחסי ציבור משלים סבב גיוס טאלנטים
יועץ בטיחות: חשיבות התפקיד מי הוא יועץ הבטיחות? האם כל עסק צריך להשתמש בשירות
הפקת בת מצוות מעוניינים לחגוג הפקת בת מצווה מהסרטים? הפקת כזו מי
אירוע יח"צ - רק עם חברת הפקות חברת הפקות יכולה לסייע לכם בארגון אירוע יחצ מוצלח
רשפים מציגים חידושים בעולם של דלתות כניסה מעוצבות סדרת הדלתות החדשה – דלתות בקו אפס, כוללת דלתות מעו
הוסף תגובה 
תגובות  ( תגובות)